VISTO
EL Decreto Nº 99/84 y la Ordenanza Nº 929/54 como antecedentes referido al Sistema y funcionamiento del Archivo Municipal;
El actual funcionamiento del mismo, la desprolijidad y mal estado de la documentación archivada que imposibilita o provoca una extensa demora para la obtención de datos o documentos cuando son solicitados; y
CONSIDERANDO
Que hace a una buena administración, un archivo prolijamente armado y cuidadosamente programada la estructura de su funcionamiento para atender eficientemente solicitudes de quienes requieren datos o documentación;
Que es necesario reglamentar para ésta y para las futuras administraciones Municipales las funciones de los agentes afectados a dicha dependencia, a fin de facilitar la ubicación rápida de expedientes, documentación, datos, etc., que sean requeridos;
Por ello,
EL HONORABLE CONCEJO DELIBERANTE DE CORONEL PRINGLES, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE SON PROPIAS, SANCIONA CON FUERZA DE
ORDENANZA
ARTÍCULO 1º: La División Archivo, dependiente del Departamento de Despacho de esta Municipalidad, deberá ajustar sus funciones a las normas que establece la presente Ordenanza.-
ARTICULO 2º: Corresponde a la mencionada dependencia:
- Dar entrada a los expedientes destinados al archivo.-
- Recibir los libros, talonarios, planillas y toda documentación que tenga valor como antecedente.-
- Mantener en resguardo los registros oficiales, copias de cartas y archivos generales.-
- Depositar, debidamente clasificados, los boletines, publicaciones y folletos impresos, etc..-
- Dar salida a los expedientes y actuaciones cuando se ordenara la recaudación del trámite, agregación o consulta.
- Expedir informes, sobre antecedentes que guarda el archivo y elevarlos por la vía jerárquica correspondiente.
- Conservar inalterable y en perfecto orden toda la documentación que se encuentra en custodia, no pudiendo dar salida ni destruir ninguna pieza si no mediara disposición superior. ARTICULO 3º: Los expedientes destinados al archivo serán numerados de acuerdo al orden de su ingreso dejando constancia en el libro de entrada y en el registro de archivo del número asignado. ARTICULO 4º: El Registro para la entrada de los expedientes al archivo, deberá llevar numeración correlativa, habilitando uno para cada año. La anotación deberá efectuarse en el lugar donde figura la numeración correspondiente al expediente.-ARTICULO 5º: Los libros, registros generales, talonarios y cualquier otra documentación deberán clasificarse y anotarse en un nuevo índice y colocados en secciones especiales para su fácil identificación y consulta.-
ARTICULO 6º. Los expedientes archivados no podrán salir de la dependencia si no mediara disposición oficial para efectuar su agregación o la reanudación del trámite, dejando en tal caso la debida constancia en el casillero y registro pertinente y obteniendo la firma del agente autorizado para registrarlo.-
ARTICULO 7º: Los expedientes que se soliciten con fines de consulta solamente podrán ser entregados a los Señores Jefes de dependencias que los gestionen por escrito y con su firma deberán ser entregados dentro de las 24 horas. En caso de necesitarlo por un plazo mayor deberán formular un nuevo pedido, exponiendo las causas.-
ARTICULO 8º: En ningún caso –salvo razones justificadas y por requerirlo el cumplimiento de un trámite autorizado-podrán alterarse los broches de seguridad o el contenido de los expedientes archivados, bajo apercibimiento de severas sanciones.-
ARTICULO 9º: El Jefe de Archivo o quien lo sustituya, están obligados a informar al superior inmediato cuando un expediente retirado para consulta no haya sido devuelto en el término reglamentario o se probare que ha sido modificado en su estructura.-
ARTICULO 10º: Los libros, registros y la documentación que se encuentra en el archivo, solamente podrá ser facilitada para consulta en la misma dependencia y previa autorización de la superioridad.-
ARTICULO 11º: Cuando se gestionen copias o aprobación de planos de construcción o duplicado de certificado de inspecciٌón final, cuyos expedientes se encuentran archivados, la solicitud, una vez cumplidos los requisitos previos será presentada directamente en el Archivo, dependencia que procederá a agregarla al respectivo expediente, enviándolo para su despacho a la oficina correspondiente.-
ARTICULO 12º: En las gestiones para obtener testimonios o informes de diversa índole, cuyos antecedentes se encuentran archivados se seguirá el procedimiento determinado en el Artículo 13º.-
ARTICULO 13º: Los ejemplares de los diarios, semanarios, etc., que se remitan al Archivo, deberán clasificarse de acuerdo a la denominación de los mismos y ordenados por fecha cronológica, dichas publicaciones no podrán retirarse sino mediara anuencia superior y su consulta deberá efectuarse en la Dependencia, estando prohibido recortar los mismos.-
ARTICULO 14º: Los boletines y publicaciones oficiales de la Municipalidad, deberán clasificarse por numeración correlativa, manteniendo en reserva una cantidad mínima de ejemplares para evitar que puedan agotarse.-
ARTICULO 15º: La División Archivo deberá producir los informes que se soliciten en expedientes o actuaciones cuyos antecedentes se encuentren en la dependencia y fuese ordenado el trámite pertinente.-
ARTICULO 16º: Toda gestión o consulta sobre los datos o antecedentes del archivo, solamente serán evacuados cuando lo solicite el interesado o persona debidamente autorizada y se hayan cumplido los requisitos reglamentarios, incluso el pago de los derechos que establece la Ordenanza Impositiva.-
ARTICULO 17º: El Jefe de Archivo y correlativamente los agentes que prestan servicios en el mismo, serán responsables de las faltas o alteración de los expedientes o actuaciones entregados por los mismos, o de los informes suministrados, cuando hubieren actuado al margen de las normas de la presente reglamentación.-
ARTICULO 18º: Deróganse las disposiciones y ordenanzas que se opongan a la presente.-
ARTÍCULO 19º: Cúmplase, comuníquese, regístrese y archívese.-
REGISTRADA BAJO EL Nº 2.600.-
DADA EN LA SALA DE SESIONES DEL HONORABLE CONCEJO DELIBERANTE A LOS DIECINUEVE DÍAS DEL MES DE SEPTIEMBRE DE 1991.-
